Prozessmodellierung


Idee

Die Prozessmodellierung dient

  1. dem Eigenverständnis
  2. der Transparenz
  3. der Kommunikation.

 

Werkzeuge

  • Prozesslandkarte
  • Prozess-Rollen-Matrix
  • Flussdiagramm (EPK)
  • Aktivitätendiagramm
  • Swim-lane
  • Checkliste

Nutzen

Der Verwendungszweck bestimmt idealer Weise die Wahl des Modellierungswerkzeugs.


Prozesslandkarte


Prozess-Rollen-Matrix


Flussdiagramm

EPK  - Ereignisgesteuerte Prozesskette


Basis

Dargestellt wird der Prozess auf einfachste und reduzierteste Weise:

  • Prozessbeginn ist ein leerer Kreis
  • Prozessende ist gefüllter Kreis
  • Prozessschritte als Rechtecke
  • Entscheidungen (Gateways/ Verzweigungen) als Rauten
  • Zusammenführungen als kleine gefüllte Kreise.

Farben wurde hier unserem Farbsystem entsprechend verwendet. Dies können wir auch in der Modellierung empfehlen, auch, wenn es mehr Arbeit bereitet. Doch scheitert auch Prozessmanagement meist an der Komplexität - daher reduzieren.

 

Tipps:

  • Rückführung immer an einen einzigen Ausgang (Prozessende). Dies reduziert die Komplexität. Ausnahme ist der Exceptionhandler (s. u.).

Konkretisierung

Hier wurde ein einfacher Beispielprozess dargestellt.

 

Tipps:

  • Nicht mehr als sieben Ebenen verwenden. Hier sind es bereits vier. Ansonsten Teilprozesse verwenden (s. u.).
  • Immer von oben nach unten modellieren. Nach dem Gateway nach unten gehen. Prozessschritte 4a und 4c besser nicht auf dieselbe horizontale Ebene wie das Gateway setzen.

Rollen ergänzt

In Flussdiagrammen (EPKs) kann die Rolle ergänzt werden.

 

Eine Sonderrolle nimmer der Product-Owner ein. Er/ sie ist verantwortlich für den Prozess (s. Rollenmodell).

 

Tipps:

  • Die Rollen sind hier nach Unternehmensrollen vergeben.
    • Dies schafft Genderneutralität und
    • schnelle Übertragbarkeit, auch bei Mitarbeiterwechseln.

Status ergänzt

In Rauten sind hier die Stati (Statu-s) angegeben, die vor und/ oder nach einem Prozessschritt vorliegen bzw. erreicht sind.

 

Dies dient einem höheren inhaltlichen Verständnis.

 

Tipps:

  • Gleichzeitig wird die Transparenz hierdurch jedoch auch vermindert.
    • Wir lassen die Stati daher meist weg
    • wählen ansonsten ein optisch unauffällige Farbe
    • können sie von der verwendeten Software ein- und ausblenen lassen.

Werkzeuge ergänzt

Hier wurden die verwendeten Werkzeuge ergänzt.

 

Tipps:

  • Da es keine einheitliche Normierung gibt, entstehen hier Freiheitsgrade. Diese sollten auch ausgenutzt werden.

Modularisierung

Der ausführlich dargestellte Prozess (links) kann vereinfacht als Modul (Unterprozess/ Teilprozess) zusammengefasst werden (rechts).

 

Tipps:

  • Die Symbole sind nicht genormt. Daher gibt es folgende Tipps:
  1. Symbole sollten dem IT-Prozess-Tool entsprechend verwendet werden.
  2. Sie sollten auch am Flipchart oder der Moderationswand schnell gemalt/ gepinnt werden können.
  3. Sie sollten unbedingt - weningstens - organisationsintern genormt werden.
  4. Einfachheit geht vor Komplexität.

Modularisierung konkret

Im Teilprozess (rechts) sollte

  • sowohl ein Name für den Teilprozess (das Modul) gewählt werden,
  • als auch die einheitliche Prozessbezeichnung (Index) verwendet werden [hier H.100], mit einer Versionsnummer, [hier 001].

Tipps:

  • Modularisierung aktiv nutzen
  • Nicht mehr als sieben Ebenen modularisieren
  • Ebenenwahl nach Nutzen/ Verwendungszweck
  • Hierarchieebenen helfen bei der Nutzenbestimmung

Schleifen

In der Abbildung ist die Möglichkeit der Schleifenbildung dargestellt.

 

Da immer nur von oben nach unten modelliert wird (siehe oben), brauchen im Normalfall keine Richtungspfeile an den Verbindungslinien verwendet werden.

 

Tipps:

  • In einer Schleife erfolgt ein Sprung an eine meist chronologisch vorliegende Position. Daher sollte bei der Zusammenführung - wie im Straßenverkehr - ein Einbahnstraßenschild verwendet werden, in Form eines Richtungspfeils.

Vorsicht:

  • Es ist sicherzustellen, dass keine Endlosschleifen entstehen, sonden immer sichergestellt wird, dass es einen Ausgang gibt.

Parallelisierung

Sollen Prozessschritte parallel abgewickelt werden, kann - an Stelle des Gateways - der Verzweigungspunkt verwendet werden.

 

Das Prozessende wird in diesem Fall erst erreicht, wenn alle der parallelisierten Prozesschritte (hier 4a-c) abgeschlossen sind.

 

Tipps:

  • Werden mehrere Prozessenden innerhalb eines Prozesses verwendet, ist dies herausfordernd:
    • Die End-to-End-Idee des Prozesses wird hinfällig.
    • Das Gesamtverständnis wird gleichzeitig reduziert.

 


Exceptionhandler

Der Exceptionhandler stammt aus der objekorientierten Softwareentwicklung.

 

Er dient einer generalisierten Behandlung aller nicht explizit über Gateways abgefangener Ausnahmen innerhalb der (roten, gestrichelten) Rahmens.

 

Sollte sich in unserem obigen Beispiel der Praktikant einen Splitter einfangen, wird er den Prozess vorerst nicht forführen können.

 

Tipps:

  • Eine solche Situation kann natürlich auch über ein Gateway abgefangen werden, doch:
  1. dieses Gateway müsste an mehrere Stellen des Prozesses integriert werden. Dies reduziert die Transparenz.
  2. würde man alle Unfallmöglichkeiten - auch den Stromausfall in der Werkstatt - per Gateway regeln:
    • würde man den Prozess unter Gateways nicht mehr erkennen
    • vergäße man mit Sicherheit die eine oder andere Ausnahme.

Der Exceptionprozess wird wie gewohnt modelliert.

 

Tipps:

  • Namensbeispiel: H.100.EX.001
  • "Meister informieren"

 


Sequenzdiagramm

Alternative zur Swimlane


Zeitverlauf mit Rollen

Das Sequenzdiagramm stammt aus UML (Unified Modelling Language). Schon der Name UML zeigt, dass es sich um eine (Prozess-)Modellierung handelt.

 

Es gibt in diesem Diagramm

  1. sowohl den zeitlich von oben nach unten verlaufenden vertikalen Ablauf
  2. als auch eine zweite Dimension der Rolle, die eine Aktivität durchführt.

An den vertikalen (blauen) Rechtecken erkennt man die relative Zeit, die eine Rolle mit einer Aufgabe beschäftigt ist. Diese wird auf Lebenslinien verzeichnet, die angeben, wie lange eine Rolle in einem Prozess involviert ist.

 

Unterschieden werden synchone und asynchrone Anfragen, sowie menschliche und maschinelle Rollen.


Prozessoptimierung

Das Sequenzdiagramm eignet sich ideal zur Prozessoptimierung. Man erkennt:

  • beteiligte Rollen
  • benötigte Zeiten

und kann auch in Gruppen gut erörtern, ob tatsächlich alle Rollen benötigt werden.

 

Im Beispiel links wird der Bestellprozess über den Sachbearbeiter durch einen Direktzugriff des Kunden auf das Bestellsystem optimiert:

  • Der Kunde braucht nur die halbe Zeit zu investieren.
  • Der Sachbearbeiter - und damit sowohl ein Medienbruch als auch eine Fehlerquelle - werden eingespart.

Anfragen in Sequenzen

Tipp:

  • Wir haben uns die Freiheit genommen, Gateways, also Entscheidungsabfragen, in das Sequenzdiagramm einzubetten.

Im Beispiel links wurde der obere Prozess optimiert:

  • Der Kunde braucht nicht auf die Bestellbestätigung zu warten, sondern wird asynchron informiert.
  • Der Mehrwert besteht
    • in einer Vorrätigkeitprüfung der bestellten Ware
    • in der sofortigen Nachbestellung nicht vorhandener oder hiermit ausverkaufter Ware.

Schnelle Vergleichbarkeit

Schnell können alternative Abwicklungsszenarien erstellt und miteinander verglichen werden.

 

Durch die Einfachheit der Darstellung können auch Ungeübte mit dem Sequenzdiagramm schnell Erfolge erzielen.


Vor allen, wenn mehrere Parteien/ Rollen beteiligt sind, eignet sich dieses Diagramm.

 

Tipp:

  • Wir haben in den zwanzig letzten Beratungsjahren mit diesem Diagramm die besten Erfahrungen gesammelt. Fast ausschließlich verwenden wir nur noch Sequenzdiagramme.
  • Viele UML-Tools sind kostenlos oder -günstig zu erhalten und beinhalten bereits diesen Diagrammtypus. Möchte man sich nicht gleiche eine Prozessmanagementsuite leisten, ist dies ein guter, schneller Einstieg.

Swim lanes

Alternative zum Aktivitätendiagramm


Tipp:

  • Aus unserer subjektiven Sicht sind Swim lanes eher ein Rückschritt. Daher kennen wir uns zwar mit dieser Modellierungsmethode aus, nutzen sie aber meist nicht.
  • Finden Sie für sich die Ihnen und Ihren Kunden am besten geeigneten Werkzeuge, legen Sie sie in Ihren Werkzeugkoffer und nutzen Sie diese dann möglichst ausschließlich.
  • Schaffen Sie für Ihre Organisation einen Standard, an den sich dann auch alle halten werden. Es wirkt schnell verwirrend und unprofessionelle, wenn einige Berater Sequenzdiagramme und andere Swim lanes verwenden.

BPMN 2.0

Business Process Model an Notation

 

 

In der BPMN 2.0 ist sind Swim Lanes die Alternative zu den  Sequenzdiagrammen des UML.

 

Man erkennt die Ähnlichkeit, wenn man die Abbildung links um 90 Grad nach rechts dreht. Doch sind auch vertikale Lanes möglich, womit die Ähnlichkeit beider Diagramme noch deutlicher wird.

 

Man sieht aber auch schnell die Herausforderung dieser Modellierungsart. Das ein-eindeutige Lesen von oben nach unten/ links nach rechts wird zugunsten einer kompakteren Darstellungsweise meist fallengelassen.

 

Die Lesbarkeit ist damit nicht mehr ganz so einfach. Um dies zu kompensieren, wurden die Verbindungsbrücken mit Pfeilen versehen.


Checklisten