Portfoliomanagement

Höchste visuelle und leicht kommunizierbare Transparenz schaffen mittels eine 2-5 dimensionalen Portfolios



Übersicht

Mit das simpelste und dabei effizienteste Visualisierungstool, um Transparenz zu schaffen, ist das Portfolio. Dabei handelt es sich erst einmal um eine zweidimensionale Darstellung, in die zu vergleichende Aspekte eingetragen werden.

 

Häufig wird eine 2x2-Matrix unterlagert, wie in der 4-Quadranten-Modellen der Boston Consulting Group. Doch gibt es dabei keine Norm. So wird im Risikomanagement oft eine 3x3- oder 5x5-Matrix verwendet, wie im Bild unten.

 

Nicht mehr als neun Elemente, sollte die Regel sein. Wird das Portolio zur Auswahl und Priorisierung genutzt, können temporär auch weit mehr Elemente eingetragen werden.

 

Nutzen

Das Portfolio hat vielerlei Nutzen:

  • Darstellung der Gesamtverteilung
  • Auswahl der wirklich wichtigen Aspekte
  • Reduzierung auf die Top 10 (9)
  • Priorisierung von Aspekten
  • Aufzeigen von Veränderungen
  • Berichtstool für Risiken/ Projekte
  • Konsensfindung
  • Schnellkommunikation

Integriert werden kann es in

  • Jour Fixe`
  • MPM-Meetings
  • Risiko-Workshops
  • Projektangebote
  • Übersichtswände
  • Leitständen

 

Dimensionalität

Im einfachsten Fall ist ein Portfolio zweidimentional. Es gibt eine X- und eine Y-Achse.

 

Bubblegrößen bringen eine dritte Dimension ins Spiel, Bubblefarben eine vierte, Symbole als Bubbles eine fünfste und Verschiebungspfeile eine sechste.

 

Bedenken Sie dabei jedoch immer: Rennt der Betrachter von einem Meeting zum nächsten und ist unter Dauerfeuer, sind dessen Gehirnareale deaktivert, die auch die einfachsten Diagramme noch verstehen lassen.

 

Einfachheit ist daher immer die beste Entscheidung, wenn es um Kommunikation geht.

 


Beispiel Risikoportfolio

Das obige Beispiel stellt Risken dar, untergliedert nach

  • Eintrittswahrscheinlichkeit
  • Auswirkung

Man erkennt schnell:

  • 1-3 sind Toprisiken
  • 4 ist ein mittleres Risiko
  • 5 stellt ein geringes Risiko dar

Eine Legende hilft, Nummern verwenden zu können und die Grafik damit nicht textuell zu überfrachten.

 

Der Einsatz einer Matrix verhindert philosophische Exkurse der Politiker um Nachkommastellen.

 

Weitere Portfolio-Anwendungen

In allen Management-Bereichen können Portfolia eingesetzt werden, so auch in:

  • Compliance-Management
  • Ideenmanagement
  • Innovationsmanagement
  • Mitarbeiterführung
  • Personalmanagement
  • Projektmanagement
  • Programmmanagement
  • Qualitätsmanagement
  • Ressourcenmanagement

Psychologie und Homunkulus

Das Portfolio arbeitet auf mehreren Gehirnebenen. Es:

  • macht bewusst
  • schafft Transparenz
  • integriert das Unterbewusstsein
  • grenzt ab
  • gibt Sicherheit

Damit ist es ein Gesund Erwachsenes Tool.

 

Widerstand gegen eine Verwendung gibt es von

  • Soziopathen
  • Psychopathen

 


Einsatzbeispiele


Anwendungsbereich Y-Achse X-Achse Bubble-Größe GRÜN GELB ROT
Risikomanagement Eintrittswahrscheinlichkeit Auswirkung Prophylaxekosten OK

eingetreten

Puffer reichen

eingetreten

Puffer reichen nicht

Projektmanagement strategische Bedeutung wirtschaftliche Bedeutung

Projektkosten/

Projektbudget

OK

Abweichung

im Projekt lösbar

Abweichung

Lenkungsausschuss

Projektmanagement

(z.B. in Behörden)

gesetzliche Bedeutung

funktionale Bedeutung

... ... ... ...
Mitarbeiter

Konstruktivitätsgrad

(z. B. A, B, C, D topdown)

Gesprächsfrequenz

(2 W, W, 2 T, 1 T)

momentanter Status OK Lösung steht an Nicht mehr tragbar
Prozessoptimierung Optimierungspotenzial Bedeutung für das Unternehmen Optimierungskosten in Optimierung droht zu eskalieren sofortes Handeln notwendig

Beispiel Mitarbeiterportfolio


Mitarbeiter kategorisiert

 

Das Mitarbeiterportfolio bietet neben dem Dodekagramm eine schnelle und systematische Möglichkeit, MitarbeiterInnen einzustufen.

 

Hierzu bietet es drei Dimensionen: 

 

1. Mitarbeitertypus - A - D-Mitarbeiter

 

2. Zielvereinbarungsfrequenz - Alpha - Delta-Mitarbeiter

 

3. Team-Integration - Performin - Forming-Mitarbeiter