Abwicklung von Aufträgen

Wichtige Paradigmen für Projekte und Prozesse im Organisationsalltag

Es treten bewusste Redundanzen auf


Vorgespräche


Mit Auftaggeber sofort Meilensteinplan definieren

  • Meilensteine sind Point-of-no-Return.
  • Es geht um Termine, bis zu denen Änderungen noch möglich sind, ohne den Endtermin zu verschieben - und ab denen jede Veränderung den Endtermin verschiebt.

Bewusstsein beim Auftraggeber schaffen

  • Eine fehlende Zieldefinition ist immer eine Form von Nebel.
  • Im Nebel läft man Gefahr, sich zu verlieren.
  • Der Hauptnebel kommt so gut wie immer vom Auftraggeber.
  • Jede Änderung im laufenden Projekt kostet exponenziell mehr Aufwand als eine Klärung vorab.

Key-Accounter nutzen

  • Keine Vertriebler einsetzen - wichtig ist Personal ohne Exentrik zu haben
  • Keine Boni für Vertragsabschlüsse - immer wieder kommt es zu Kundenbestechungen
  • Viel Schulungsbudget für Key-Accounter einplanen

Fachliche Leistungen immer vergüten lassen

  • Kommen Experten mit in das Vorgespräch, dies in Rechnung stellen.
  • Auftraggeber klar machen, dass dies bereits Konzeptarbeit ist, die später eingespart wird.
  • Auftraggeber immer das Konzept als Ergebnis des Vorprojekts anbieten, um Transparenz und Neutralität zu schaffen.

Experten hinzunehmen

  • Um "Ping-Pong-Effekte" zu vermeinden, sofort Experten dazunehmen.
  • Diese vergüten lassen.

Checklisten vermeiden Experten

  • Der Key-Accounter mit von Experten erstellten Checklisten zeigt Professionalität
  • Online-Checklisten schaffen Geschwindigkeit, vermeiden Mehrarbeit, werden zentral vewaltet, erzeugen Professionalität, sparen Expertenhonorare
  • Über Checklisten kann der Experteneinsatz im Vorgespäch vermieden werden.

Mindestens 30 % Risikoaufschläge einrechnen

  • Das höchste Risiko liegt im Auftraggeber selbst
  • Meisten weiß dieser das nicht - und möchte es auch meist gar nicht wissen

Konzeption


Checklisten nutzen

  • Ohne Checklisten ist eine Absprache hinsichtlich Terminen/ Stichtagen/ Deadlines meist unmöglich.

Sofortiges erstellen einer Mindmap

  • Die obigen Cheklisten können als Mindmap abgebildet werden
  • Erst mit der Planung verschwindet die Mindmap
  • Es gibt nichts aus der Mindmap, das sich am Ende nicht im Plan wiederfindet

Vorleistungen immer als Projekt abwickeln

  • Das Vorprojekt - zum Beispiel die Konzept- und Planerstellung - kann später verrechnet werden, mit der Hauptbeauftragung.
  • Ansonsten immer in Rechnung stellen
  • Den Mehrwert dem Auftraggeber klarmachen
  • Dem Auftraggeber das entstehende Konzept übergeben, damit er sieht, wofür bezahlt worden ist

 

Planung


Immer ein professionelles Planungstool verwenden

  • wir empfehlen MS-Project
  • Mindmap in Planungstool 1:1 überführen
  • alle Planungsparameter - also ALLES - in das Planungstool eingeben
  • Ziel ist ein kompletter Ablaufplan

Einplanung


Alle Projekte immer über Portfolio visualisieren

  • Auch Linienaufgaben als Projekt einplanen - es gibt NUR Projekte
  • Alle Projekte sofort klassifizieren

Mitarbeiterzufriedenheit kostet Geld


Chaos führt schnell zu Politik - Politik vernichtet jeden Sinn - fehlender Sinn führt zu Chaos

  • Es muss in scheinbar unnötige Stellen investiert werden, um das Chaos zu vermeiden
  • Dabei sind "Vollprofis" unabdingbar.
  • Wichtige Stellen/ Rollen:
    • Key Accounter / Product Owner
    • MPM
    • Koordination
    • Backoffice
    • SCRUM Master
  • Der vorerst immaterielle Zugewinn wird sich mittel- und langfristig über Professionalität bemerkbar machen.

 

Stabsstelle MPM


Immer eine zentrale Stabsstelle einrichten

  • Behält den Überblick über alle Projekte und Linienprojekte
  • Ist nicht Weisungsbefugt
  • Koordiniert bewusst von der Metaebene

Key-Accounter für Auftraggebereskalationen

  • Muss ein Projekt zugunsten eines anderen kanibalisiert werden, übernimmt der Key-Accounter (Produkt-Owner) die Kommunikation mit dem Kunden - nicht die Projektleitung.
  • Die Projektleitung ist nicht verantwortlich für die Verschiebung, vielmehr die pragmatische Strategische Unternehmensführung.

Projektberichte über Stabsstelle sammeln

 

Wöchentliche MPM - PL'-Besprechungen

  • Alle wollen informiert werden.
  • Dies ist Team-Bulding für Projektleiter*
  • Portfoilio nutzen
  • Taskboard nutzen
  • Sich gegenseitig informieren
  • Gemeinsam lösen
  • Key-Accounter schützen Projektleiter* vor gegenseitigen Grabenkämpfen

Zentrales MPM-Tool nutzen

  • Wir empfehlen MS-Project oder Online-Tool
  • Hieraus Berichte erstellen lassen

Abwicklung


Abwicklung immer mit professionellen Tools

  • Einzelplatzanwendungen pro Projekt und Projektleitung
  • Zentralapplikation für Multiprojektmanagement

Zentrale Rolle der Koordination

  • Erinnert alle an ihre Arbeiten
  • Verteilt Informationen
  • Sammelt Informationen
  • Leitet weiter
  • Fragt nach
  • Statistisch sind Frauen hier weit erfolgreicher als Männer (wegen meist höherer Sozialkompetenz und Einfühlungsvermögen)
  • "1.000.000% respekvolles handeln"

 

Councillor als Ombudsperson


Für Eskalationen und Konflikte Councillor installieren

  • Vertrauensperson
  • psychologisch geschult
  • Mediation
  • Supervision
  • wahrt Anonymität

Auftraggeber regelmäßig informieren & einladen


Stilles Heldentum bleibt meist unverstanden

Backoffice einsetzen


Alle einfachen und standardisierbaren, über Checklisten abbildbaren Routineaufgaben über ein Backoffice abwickeln

  • kostet wenig
  • ist schnell skalierbar
  • immer die gleichen Routineaufgaben
  • Einsparung von Experten
  • UNBEDINGT AGILE METHODEN vernenden, vor allem TASKBOARD
  • Keine Führungskraft für das Backoffice, sondern Moderator
  • Zugriff auf externe Kräfte, weil sich hier schnell herausstellt, wer ungeeingnet ist
  • 100% Service-Orientierung

Auf Dokumentenmanagementsystem verzichten

... im Projektgeschäft


Dokumentenmanagementsysteme gaukeln Professionalität vor

  • verlangsamen Prozesse
  • frustrieren Mitarbeiter
  • besser auf sinnvolle Dateinamen setzen
  • Zugriffsrechte schaffen mehr Misstrauen als dass sie Sicherheit geben
  • sind aufwändig in Wartung uns Verwaltung

Keine Überstunden - keine Urlaubsstreichung


Beides zeigt fehlende bewusste Planungsfähigkeit auf

  • der verursache Schaden ist nachhaltig
  • er kann nicht repariert werden
  • Überstunden werden höchsten freiwillig von sich heraus vom Mitarbeiter* angeboten
  • Sie sollten ansonsten niemals auch nur angedeutet werden

Kultur


Emotionen sind unprofessionell

  • Emotionen sind nur Indikatoren
  • Treten Indikatoren auf, wird wahrhaftige Führung verlangt
  • Am Ende steht eine sachliche Lösung
  • Streitigkeiten sofort beenden
  • Hierzu wird ein wahrhaftige Führungsperson benötigt (Mediator*/ Supervisor*)

Respekt ist aller-höchstes Gut

  • Niemals darf Respektlosigkeit Einzug erhalten
  • Respektlose Personen sofort in Quarantäne bringen
  • dies muss immer und von vorn herein deutlich gemacht werden

 

Ständige, immer-währende, unaufhörliche Optimierung


Unstimmigkeiten sofort regeln

  • entschiedenes (empathisches & pragmatisches) Handeln ist erforderlich
  • kontinuierlichen Wandel unabdingbar machen
  • wandlungsträge Menschen aus dem Unternehmen nehmen (es sei denn, es handelt sich um wichtige Querdenker)