Abwicklung von Aufträgen

Wichtige Paradigmen für Projekte und Prozesse im Organisationsalltag

Es treten bewusste Redundanzen auf


Vorgespräche


Mit Auftaggeber sofort Meilensteinplan definieren

  • Meilensteine sind Point-of-no-Return.
  • Es geht um Termine, bis zu denen Änderungen noch möglich sind, ohne den Endtermin zu verschieben - und ab denen jede Veränderung den Endtermin verschiebt.

Bewusstsein beim Auftraggeber schaffen

  • Eine fehlende Zieldefinition ist immer eine Form von Nebel.
  • Im Nebel läft man Gefahr, sich zu verlieren.
  • Der Hauptnebel kommt so gut wie immer vom Auftraggeber.
  • Jede Änderung im laufenden Projekt kostet exponenziell mehr Aufwand als eine Klärung vorab.

Key-Accounter nutzen

  • Keine Vertriebler einsetzen - wichtig ist Personal ohne Exentrik zu haben
  • Keine Boni für Vertragsabschlüsse - immer wieder kommt es zu Kundenbestechungen
  • Viel Schulungsbudget für Key-Accounter einplanen

Fachliche Leistungen immer vergüten lassen

  • Kommen Experten mit in das Vorgespräch, dies in Rechnung stellen.
  • Auftraggeber klar machen, dass dies bereits Konzeptarbeit ist, die später eingespart wird.
  • Auftraggeber immer das Konzept als Ergebnis des Vorprojekts anbieten, um Transparenz und Neutralität zu schaffen.

Experten hinzunehmen

  • Um "Ping-Pong-Effekte" zu vermeinden, sofort Experten dazunehmen.
  • Diese vergüten lassen.

Checklisten vermeiden Experten

  • Der Key-Accounter mit von Experten erstellten Checklisten zeigt Professionalität
  • Online-Checklisten schaffen Geschwindigkeit, vermeiden Mehrarbeit, werden zentral vewaltet, erzeugen Professionalität, sparen Expertenhonorare
  • Über Checklisten kann der Experteneinsatz im Vorgespäch vermieden werden.

Mindestens 30 % Risikoaufschläge einrechnen

  • Das höchste Risiko liegt im Auftraggeber selbst
  • Meisten weiß dieser das nicht - und möchte es auch meist gar nicht wissen

Konzeption


Checklisten nutzen

  • Ohne Checklisten ist eine Absprache hinsichtlich Terminen/ Stichtagen/ Deadlines meist unmöglich.

Sofortiges erstellen einer Mindmap

  • Die obigen Cheklisten können als Mindmap abgebildet werden
  • Erst mit der Planung verschwindet die Mindmap
  • Es gibt nichts aus der Mindmap, das sich am Ende nicht im Plan wiederfindet

Vorleistungen immer als Projekt abwickeln

  • Das Vorprojekt - zum Beispiel die Konzept- und Planerstellung - kann später verrechnet werden, mit der Hauptbeauftragung.
  • Ansonsten immer in Rechnung stellen
  • Den Mehrwert dem Auftraggeber klarmachen
  • Dem Auftraggeber das entstehende Konzept übergeben, damit er sieht, wofür bezahlt worden ist

 

Planung


Immer ein professionelles Planungstool verwenden

  • wir empfehlen MS-Project
  • Mindmap in Planungstool 1:1 überführen
  • alle Planungsparameter - also ALLES - in das Planungstool eingeben
  • Ziel ist ein kompletter Ablaufplan

Einplanung


Alle Projekte immer über Portfolio visualisieren

  • Auch Linienaufgaben als Projekt einplanen - es gibt NUR Projekte
  • Alle Projekte sofort klassifizieren

Abwicklung


Abwicklung immer mit professionellen Tools

  • Einzelplatzanwendungen pro Projekt und Projektleitung
  • Zentralapplikation für Multiprojektmanagement

Zentrale Rolle der Koordination

  • Erinnert alle an ihre Arbeiten
  • Verteilt Informationen
  • Sammelt Informationen
  • Leitet weiter
  • Fragt nach
  • Statistisch sind Frauen hier weit erfolgreicher als Männer (wegen meist höherer Sozialkompetenz und Einfühlungsvermögen)
  • "1.000.000% respekvolles handeln"

 

Kultur


Emotionen sind unprofessionell

  • Emotionen sind nur Indikatoren
  • Treten Indikatoren auf, wird wahrhaftige Führung verlangt
  • Am Ende steht eine sachliche Lösung
  • Streitigkeiten sofort beenden
  • Hierzu wird ein wahrhaftige Führungsperson benötigt (Mediator*/ Supervisor*)

Respekt ist aller-höchstes Gut

  • Niemals darf Respektlosigkeit Einzug erhalten
  • Respektlose Personen sofort in Quarantäne bringen
  • dies muss immer und von vorn herein deutlich gemacht werden