Dokumentation von Claims



Wichtiger Nachweis

Noch vor der Kommunikation sollte eine zügige und zeitnahe Dokumentation stattfinden, die währned des Claim-Prozesses weitergeführt und vervollständigt wird.

 

Sie ermöglicht jederzeit die Nachvollziehbarkeit der aktuellen Situation.

 

Anforderungsdokumentation

Die somit entstehende Dokumentation wird auch die Anforderungen beinhalten, die an das Projekt gestellt werden, zum Beispiel in Form von Change Requests (CRs).

 

Damit wird die Dokumentation Teil einer wachsenden Vertragsgrundlage für Claim-bedingte Änderungen des Projektplans.

 


Claim-Erfassung


Claim Nr. Claim 1 Claim 2 Claim n Summe
Claimart        
Status des Claims        
Datum der Verfolgung        
Titel des Claims        
Beschreibung grob        
Beschreibung detailliert        
Abweichung        
Soll-Zustand laut Vertrag        
Referenz zu Vertragsdokument        
Ist-Zustand laut Beobachtung        
Beteiligte Mitabeiter        
Auswirkung        
Auswirkung - Aufwand in Stunden        
Auswirkung - Personalkosten        
Auswirkung - Sachkosten        
Auswirkung - Reisekosten/ Spesen        
Beschreibung der Verschiebung        
Beschreibung der nicht erfüllbaren Qualitätskriterien        
Konkrete Ursachen/ Aktivitäten        
Lösungsansätze        
Nächste Schritte        
Nächster Schritte        
Abweichung gemeldet am        
Abweichung gemeldet von        
Verursacher der Abweichung        
Dokumentiert        
Dadurch ist/sind betroffen        

Claimwert

Schätzung bzw. Rechnungsbetrag
       
Chancen bei der Durchsetzung [%]        
Claimsumme (bewertet)        
Claimsumme (durchgesetzt)        
Bemerkungen        

Claim-Workshop


Gemeinsam Lösungen finden

Diskursiver Ansatz

Da es im Claim-Workshop um eine schnelle und elegante Lösungsfindung geht, bietet sich auch hier an:

Wir erklären sie ausführlich auf im Methodenblock hinter dem Link.

 

Teilnehmer

Sowohl der Projektlenkungsausschuss als auch Experten für die jeweilige Problematik sollten teilnehmen.

 

Da es um gemeinsame Lösungfindung geht, sollten auch betroffene Vertragsparteien eingeladen werden - wenigstens, wenn diese zu einer Gesund Erwachsenen Kultur gehören.

Mediierte Klärung

Verhindert werden sollen aufwändige, langwierige und kostspielige Gerichtsverhandlungen, die aus Claims schnell entstehen können.

 

Daher sind diskursive Moderatoren höchster Professionalität gefordert, die auch in hoch konfliktären und eskalierten Situationen ihre Mediationskompetenz einsetzen können.